Ressort Kommunikation - Reformierte Landeskirche Aargau


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Das Ressort Information und Öffentlichkeitsarbeit -
Aufgaben und Kompetenzen

Die für «Information und Öffentlichkeitsarbeit» oder «Kommunikation»verantwortliche Person sollte Mitglied der Kirchenpflege sein oder an deren Sitzungen teilnehmen können.
Für den/die Ressorverantwortliche/n gibt es ein Pflichtenheft mit klaren Aufgaben, Kompetenzen und ein ausgewiesenes Budget für Kommunikation, das er/sie erstellt und kontrolliert.


Nehmen mehrere Personen gleichzeitig verschiedene Aufgaben der Informations- und Öffentlichkeitsarbeit wahr, müssen deren Aufgaben und Kompetenzen klar geregelt und eine guter Informationsaustausch unter ihnen gewährleistet sein.

Der/die Beauftragte für Information, Medien, Kommunikation hat die Verantwortung für folgende Handlungsfelder:
 
1) Strategische Aufgaben und Verantwortlichkeiten
  • Pflichtenheft Ressort «Information und Öffentlichkeitsarbeit»
  • Planung und Strategie der Kommunikation: Kommunikationskonzept für die Kirchgemeinde
  • Leitfaden für Krisenkommunikation
  • Corporate Identity (CI = visuelles Erscheinungsbild): Entwicklung, Umsetzung in allen Publikationen der Kirchgemeinde, Einhaltung, Leitfaden
  • Einführung neuer Kommunikationsmassnahmen, Medien und Werbemittel
  • Verantwortlichkeit für Redaktion der Gemeindeseite / Gemeindepublikation (Redaktionsreglement)
  • Jahresplanung der Aktivitäten und Ziele der Information und Öffentlichkeitsarbeit
  • Erstellen und Kontrolle eines Budgets für Information und Öffentlichkeitsarbeit
 
2) Konkrete Aufgaben
Die einzelnen Arbeiten muss er/sie nicht unbedingt selbst ausführen. Er/sie ist dafür verantwortlich, dass sie koordiniert erledigt werden. Einzelne Aufgaben können vom Sekretariat, der Redaktion der Gemeindeseite, den Pfarrämtern, den Diakonischen Mitarbeitenden oder freien Mitarbeitenden ausgeführt werden. Der/die Beauftragte hat den Überblick, gibt Aufträge und koordiniert die Arbeit.
  • Redaktion der Gemeindeseite oder der Gemeindepublikation
  • Gute grafische Gestaltung von allen Printprodukten (CI kontrollieren)
  • Dokumentationen und Broschüren der Kirchgemeinde  - Kommunikation mit Neuzuzügern
  • Schaukästen - oder Anschlagbretter in der Gemeinde
  • Internetauftritt der Kirchgemeinde (Konzeption und Redaktion)
  • Auftritte an Messen, Märkten oder Gewerbeausstellungen
  • Führen eines Fotoarchivs (enthält z.B. Portraits von allen Mitarbeitenden, Gebäuden etc.)
  • Interne Kommunikation evtl. Herausgeben eines Mitarbeiterbriefs
 
3) Veranstaltungskommunikation
Zur Veranstaltungskommunikation gehören:
  • Herausgabe von Halbjahres- oder Winterprogrammen – Veranstaltungen im Internet.
  • Einladungen, Vorschau an die Medien (AZ, AZ-Live, Aarauer Woche) und an die Landeskirche (Kirchenbote, a+o)
  • Organisation und Koordination der Berichterstattung von Veranstaltungen und Ereignissen
  • Bewerben von ausgewählten Veranstaltungen mit besonderen Mitteln: Inserate, Plakate, Flyer etc.
 
4) Medienarbeit / Medienverteiler
  • Der/ die Verantwortliche führt einen differenzierten und aktuellen Medienverteiler (Postdressen, Ansprechpersonen, Fax-Verteiler und oder E-Mail-Verteiler (heute Standard, Fax zusätzlich). Der Medienverteiler enthält: Tageszeitungen (AZ, ZT) elektronische Medien (Radios, Tele M1), Gratisanzeiger, Regionalzeitungen (Listen beim Informationsdienst der Landeskirche erhältlich) – alle wichtigen Partner: Nachbargemeinden, Landeskirche, Ref. Presse, politische Behörden.
  • Er / sie pflegt Kontakte mit Medienvertreter und Beziehungen zu den Redaktionen
  • Er / sie organisiert die Berichterstattung über wichtige Ereignisse im Leben der Kirchgemeinde (personelle Mutationen, Rücktritte, Wahlen, etc.), Veränderungen bei Leistungen, Strukturen und Organisation.
  • Er / sie führt in besonderen Fällen Medienanlässe bzw. Pressekonferenzen durch (eher selten, 1 mal im Jahr).
  • Er / sie beobachtet dieBerichterstattung über die Gemeinde und sammelt die Artikel (Pressespiegel)
  • Bei Konflikten in der Kirchgemeinde, über die Medien Auskunft wünschen, sollte die Kommunikationsstelle der Landeskirche beigezogen werden.
 
5) Zusammenarbeit und Vernetzung
  • mit anderen Gemeinden bei regionaler oder ökumenischer Öffentlichkeitsarbeit und Events
  • mit dem kantonalen Informationsdienst (bei Krisen, Meldungen und Berichte im a+o)
  • mit den deutschschweizer Reformierten Medien: Meldungen für Ref. Presse.
 
Voraussetzungen und Kompetenzen
 
Der/die Verantwortliche ist eine Person, die Erfahrung oder Sensibilität im Umgang mit Medien, Texten oder Gestaltung hat. Für ihre Arbeit sind einige Voraussetzungen unumgänglich:

  • Unmittelbarer Zugang zu der Kirchenpflege: Kirchenpflegemitglied oder Gastrecht
  • Personelle Ressourcen klären: entschädigte (Anstellungsprozente) oder freiwillige Arbeit
  • Finanzielle Ressourcen klären: die Ausgaben für Öffentlichkeitsarbeit sollten im Budget separat ausgewiesen und ausreichend sein
  • Kompetenzen klären: Wer entscheidet über Pressemitteilungen und tritt gegenüber Medien als Vertreter der Kirchgemeinde auf (in der Regel in Absprache mit dem/der Präsident/in, evtl. dem Pfarramt), redaktionelle Verantwortung für Mitarbeiterbrief, Gemeindeseite und Internet
  • Büro und Infrastruktur: Fax (mit Gruppenversand), PC, Internetanschluss
  • Weiterbildung in journalistischen- und PR-Methoden (Auskünfte dazu beim Informationsdienst)
 
Das Ressort Kommunikation (früher «Öffentlichkeitsarbeit») sollte mit dem Kommunikationsdienst der Landeskirche vernetzt sein: Stritengässli 10, 5001 Aarau, Tel 062 838 00 18, Fax 062 838 00 29, info@ref-aargau.ch.
Bitte Namen, Adresse, Telefon, Fax, E-Mail mitteilen.
Sie können das Kapitel "Information und Öffentlichkeitsarbeit in Kirchgemeinden" aus dem Handbuch zur Gemeindeleitung, in dem die Aufgaben und Kompetenzen des Ressorts Kommunikation beschrieben werden, als PDF-Dokument herunterladen (51 KB).

Im Ordner KOMPRAX - Kommunikationsarbeit praktisch für Kirchgemeinden finden Sie unter Kapitel 2.3.1 wichtige Hinweise zur Organisation des Ressorts Kommunikation in Kirchgemeinden.

Sie können das Kapitel 2.3.1 als PDF-Dokument herunterladen (95 KB).